Biznesa procesu automatizācija ir atkārtotu, manuālu uzdevumu nodošana sistēmai, lai tie notiktu paši, bez cilvēka iejaukšanās. Praksē tas nozīmē, ka rēķini, atskaites vai datu pārnešana, kas tagad aizņem stundas, notiek sekundēs. Šajā rakstā apskatām, ar ko sākt, kurus procesus automatizēt vispirms un kā aprēķināt ieguvumu tieši tavam uzņēmumam.
Kas ir biznesa procesu automatizācija?
Automatizācija ir tehnoloģijas izmantošana, lai veiktu uzdevumus bez manuālas iejaukšanās. Tā var būt vienkārša — piemēram, rēķins, kas izveidojas un nosūtās automātiski, kad klients apstiprina pasūtījumu. Vai sarežģītāka — vesela darbplūsma, kurā dati pārvietojas starp sistēmām, tiek pārbaudīti un sagatavoti bez cilvēka līdzdalības.
Kāpēc tas ir izdevīgi
- Laiks. Uzdevumi, kas aizņēma stundas, notiek sekundēs.
- Precizitāte. Sistēma neaizmirst un nekļūdās kopēšanā.
- Mērogojamība. Vairāk darba neprasa proporcionāli vairāk cilvēku.
- Caurspīdīgums. Vienmēr redzi, kas un kad ir izdarīts.
Kurus procesus automatizēt vispirms
Sāc nevis ar sarežģītāko, bet ar biežāko un garlaicīgāko. Labi kandidāti ir uzdevumi, kas atbilst trim pazīmēm: tie atkārtojas regulāri, notiek pēc skaidriem noteikumiem un patlaban prasa daudz manuāla darba. Tipiski piemēri:
- tāmju un cenu piedāvājumu sagatavošana;
- rēķinu izrakstīšana un nosūtīšana;
- datu pārnešana starp tabulām un sistēmām;
- klientu pierakstu un rezervāciju pārvaldība;
- regulāru atskaišu veidošana.
Kā aprēķināt ieguvumu
Formula ir vienkārša: cik reižu uzdevums atkārtojas mēnesī, reizināts ar laiku, ko tas aizņem katru reizi. Ja kāds uzdevums notiek 60 reizes mēnesī un aizņem 15 minūtes, tas ir 15 stundas mēnesī — gandrīz divas pilnas darba dienas. Mūsu sākumlapas kalkulators palīdz to novērtēt dažās sekundēs.
Ar ko sākt praktiski
Nav jāautomatizē viss uzreiz. Izvēlies vienu procesu, kas tev sāp visvairāk, un sāc ar to. Pieraksti, kā tas notiek soli pa solim — tas pats par sevi bieži atklāj, kur ir lielākais zudums. Pēc tam šo procesu var pārvērst risinājumā, kas to veic automātiski.
Tieši ar to mēs palīdzam: tu apraksti procesu, mēs piedāvājam konkrētu automatizācijas risinājumu ar paredzamo ietaupījumu un uzbūvējam to dažās dienās.